Adviescode
Uitgangspunten
Deze code gaat in op een aantal integriteitaspecten in het adviesvak en is een richtlijn voor onze adviseurs over wat er kan en wat er niet kan binnen Atrivé en hoe er gehandeld moet worden in situaties waarin integriteit aan de orde is.
Atrivé is een adviesbureau voor maatschappelijke organisaties, waarvan de adviseurs betrokken, creatief en integer adviseren en implementeren. We staan voor een duurzame relatie met onze klanten en de kwaliteit van ons advies prevaleert boven commerciële overwegingen. Atrivé bevordert de maatschappelijke betrokkenheid van haar adviseurs, omdat de organisatie het belangrijk vindt dat haar adviseurs een rol hebben in het maatschappelijke middenveld. Deze code beschrijft de manier waarop onze adviseurs met onze klanten omgaan. Uitgangspunt is een transparante en open relatie met de klanten. Vanuit de duurzaamheid in de relatie mag van ons verwacht worden dat we helder zijn in onze aanpak, uitgangspunten en bedoelingen. Omdat met betrekking tot de integriteit nooit alles ingekaderd kan worden, wil Atrivé vooral de hoofdlijnen regelen. Immers, een helder proces en optimale bespreekbaarheid zijn belangrijker dan een dichtgetimmerde code. Atrivé hanteert de volgende uitgangspunten voor haar advieswerkzaamheden:
- De adviseur is loyaal aan zijn opdrachtgever zonder daarbij aan professionaliteit in te boeten.
- De adviseur houdt zich in zijn handelen en adviezen aan de wet en aan het maatschappelijk fatsoen.
- De adviseur van Atrivé is transparant in zijn handelen. Hij is open over alle aspecten van het adviesproces, die de klant van belang vindt.
- Bij twijfel geldt: maak het bespreekbaar.
- De klant bespreekt integriteitzaken in eerste instantie met de adviseur. In tweede instantie is de leidinggevende aanspreekbaar. Atrivé waardeert het als klanten hierover met de organisatie in gesprek gaan.
- Over problemen rondom integriteit beslist het directieteam van Atrivé.
- Uitgangspunt voor ons werk is het besef dat beter wonen nodig is voor beter leven.
- Veel van onze adviezen dragen bij aan duurzaamheid.
Professionaliteit
De adviseur komt afspraken zoals die zijn vastgelegd in offerte en opdrachtbevestiging altijd na. Indien er afgeweken wordt van offerte en plan van aanpak, wordt dit vooraf met de opdrachtgever besproken. Dit geldt ook voor de financiële consequenties van het project.
Bij het accepteren van een nieuwe opdracht meldt de adviseur vooraf of er sprake is van mogelijke tegenstrijdige belangen met andere opdrachten. Het initiatief hiervoor ligt altijd bij de adviseur om de schijn van belangenverstrengeling te vermijden.
Atrivé neemt geen opdrachten aan die ze vanuit haar professionaliteit niet kan uitvoeren of die zij niet kan verenigen met haar opvattingen over wat maatschappelijk gewenst is. De adviseur staat voor de onafhankelijkheid van zijn/haar advies en analyse. Hij houdt rekening met de visie van de opdrachtgever, maar diens visie hoeft niet doorslaggevend te zijn als het belang/de visie in strijd is met de wet of integriteit van de adviseur. Deze onafhankelijkheid geldt bijvoorbeeld voor adviesopdrachten op het terrein van belonen en waarderen en bij projectontwikkeling en aanbestedingen. De adviseur kan gebruikmaken van de marges in het systeem, maar zal nooit de grenzen overschrijden om een wenselijk advies te realiseren.
Een adviseur kan gebruikt worden als boodschapper van slecht nieuws. Atrivé sluit zo'n rol niet uit, mits Atrivé dit kan onderbouwen met een deskundig advies.
Als de adviseur constateert dat zijn opdrachtgever zelf het grootste probleem is, meldt hij dit aan de opdrachtgever. In overleg wordt besproken hoe hiermee verder te gaan. De adviseur is terughoudend met informatie over de opdrachtgever naar diens meerdere. Als er een conflict met een klant ontstaat of als de klant ontevreden is met de kwaliteit van de dienstverlening, bespreekt de adviseur dit altijd met de directie van Atrivé. Samen worden afspraken gemaakt over verdere communicatie met de klant.
De adviseur kan zijn opdracht plaatsen in een maatschappelijke context. Hij zal de opdrachtgever informeren over relevante gevolgen van het advies voor derden en voor zover mogelijk voor maatschappelijke consequenties. Onze adviseurs hebben kennis van de uitgangspunten voor maatschappelijk verantwoord ondernemen en handelen.
Kennis
Atrivé-adviseurs gaan vertrouwelijk om met alle kennis die ze verwerven van en via hun klanten. Zij communiceren hierover niet met andere opdrachtgevers en mensen van buiten Atrivé.
Adviseurs van Atrivé staan voor kwaliteit van het adviesvak. Daarom bespreken zij hun advieswerkzaamheden met interne coaches en schaduwadviseurs. Deze begeleiders zijn, evenals de adviseurs gehouden aan de vertrouwelijkheid van de informatie. Als adviseurs weten dat een opdrachtgever het bespreken met andere adviseurs niet op prijs stelt, zal hij dat niet doen.
Herkenbare gegevens over de opdrachtgever en diens relaties worden alleen met hun toestemming naar buiten gebracht. Dit geldt ook voor publicaties en lezingen.
Atrivé-adviseurs kunnen in hun advies- en interimwerk kennis nemen van informatie van de concurrenten. Zij houden zich aan de regels van de AVG.
Interim-managers
Wanneer interim-managers bij hun opdracht collega's van Atrivé inschakelen, doen zij dit transparant. Dat wil zeggen: zij communiceren hierover met de opdrachtgever en nemen nooit een beslissing zonder de opdrachtgever of diens medewerkers daarbij te betrekken. Als een Atrivé-interim-manager de rol van bestuurder vervult, maakt hij hierover afspraken met de raad van commissarissen. Voor het betrekken van partnerorganisaties van Atrivé en van persoonlijke relaties geldt dezelfde spelregel.
Fraude
De adviseur van Atrivé zal niet bijdragen aan een werkwijze die in strijd is met de wet en het maatschappelijk fatsoen. Dit geldt ook als dit in het voordeel van de opdrachtgever is. Als de adviseur fraude ontdekt bij de opdrachtgever, meldt de adviseur dat aan zijn opdrachtgever. Als de opdrachtgever hier niets me doet, meldt de adviseur dit bij zijn/haar leidinggevende. Atrivé zal de opdracht teruggeven als de opdrachtgever onvoldoende gevolg geeft aan de melding. Wanneer de opdrachtgever de fraude zelf veroorzaakt, neemt de adviseur contact op met de werkgever. In geval van ernstige wetsovertredingen doet de adviseur aangifte.
Relaties bij de klant
Liefdesrelaties
Indien de adviseur een liefdesrelatie aangaat met de opdrachtgever of met een van diens medewerkers, meldt hij dat aan zijn leidinggevende. In overleg worden afspraken gemaakt hoe met deze situatie verder om te gaan.
Intimiderend gedrag
De adviseur onthoudt zich van elk gedrag dat de schijn van seksuele (en andere vormen van) intimidatie met zich mee kan brengen. Atrivé bewaakt de fysieke en sociale veiligheid van haar adviseurs en neemt hen in bescherming tegen diverse vormen van intimidatie bij opdrachtgevers en andere relaties. Medewerkers worden getraind hoe hier in de praktijk me om te gaan. Intimiderend gedrag wordt besproken met de leidinggevende en gemeld bij de opdrachtgever. In overleg worden afspraken gemaakt hoe hiermee om te gaan.
Samenwerking met partners
Opdrachtgevers hebben recht op helderheid over de relaties tussen Atrivé en haar partnerorganisaties. Indien er in een opdracht samengewerkt wordt met een partnerorganisatie, wordt de opdrachtgever altijd op de hoogte gesteld van de aard van de relatie. Dit geldt ook voor de financiële consequenties van de samenwerking. Als partnerorganisaties deelnemen aan offertetrajecten of aanbestedingen, wordt de opdrachtgever hiervan in kennis gesteld. Indien partnerorganisaties fungeren als 'onafhankelijke derde' bij een project van Atrivé, dient de opdrachtgever bekend te zijn met de aard van de relatie. Adviseurs verstrekken geen beloningen voor tips uit het netwerk omdat dit de onafhankelijkheid van deze mensen kan beïnvloeden.
Financiële voordelen, cadeaus en evenementen
De adviseurs kunnen kleine attenties van de opdrachtgever aannemen tot een bedrag van € 50,-. Attenties boven dit bedrag worden gemeld aan en besproken met de leidinggevende. De adviseur kan -na overleg met de leidinggevende- deelnemen aan externe manifestaties namens de opdrachtgever, voor zover dit in directe relatie staat met de opdracht. Dit geldt voor zaken als seminars, meerdaagse bijeenkomsten en relatiemanifestaties door de klant. De adviseur weigert dergelijke cadeaus als deze schijnbaar bedoeld zijn om de onafhankelijkheid van het advies te beïnvloeden. De adviseur zal potentiële opdrachtgevers niet beïnvloeden door zelf geschenken/schenkingen te verstrekken. De adviseur zal geen opdrachten verstrekken aan familierelaties. Het betrekken van vrienden en bekenden in opdrachten wordt besproken met de leidinggevende.
Nevenfuncties
Atrivé bewaakt mogelijke belangenverstrengeling met het adviesvak.
De adviseur van Atrivé is terughoudend met nevenfuncties die invloed hebben op zijn adviespraktijk. Alle zakelijke en maatschappelijke nevenfuncties worden gemeld bij de leidinggevende.
Een adviseur vervult geen bestuurlijke nevenfunctie die nadelig kan uitwerken voor Atrivé. Dit geldt met name voor het lidmaatschap van een RvC van een (potentiële) klant van Atrivé. Indien zo'n nevenfunctie toch aan de orde is, worden hierover door de adviseur schriftelijke afspraken gemaakt met beide partijen. Voor nevenfuncties bij potentiële opdrachtgevers is vooraf toestemming nodig van het directieteam van Atrivé.
Een adviseur zal geen zakelijke adviespraktijk naast diens werkzaamheden voor Atrivé uitvoeren. Voor andere zakelijke nevenactiviteiten geldt een toestemmingsplicht van de directie. De meldingsplicht geldt ook voor de partner van de adviseur, indien deze activiteiten een verbinding kunnen hebben met Atrivé.
Indien een adviseur een nevenfunctie of ander zakelijk belang heeft, die mogelijk in strijd is met de onafhankelijke adviesfunctie bij een opdrachtgever, wordt dit gemeld bij opdrachtgever en leidinggevende.
Een adviseur zal bij de klanten van Atrivé geen acquisitie plegen voor zijn nevenactiviteiten.
Integriteitscommissie
De adviseur gebruikt de leidinggevende als aanspreekpunt. Indien er redenen zijn om hier vanaf te zien geldt een directielid als aanspreekpunt.
Indien een adviseur een complex integriteitsprobleem meldt, wordt een ad-hoccommissie in het leven geroepen, die de melding onderzoekt en hierover communiceert met het directieteam, de adviseur en diens opdrachtgever.